一個真正專業的視訊會議專案規劃，不只是推薦客戶合適的視訊會議系統，視訊會議的週邊，例如影像輸出、擴音設備、燈光、會議室裝潢等，也會影響到視訊會議的效果和使用率，以下整理出常見的問題：

影像品質：

會議室中所有對外的窗戶都用窗簾遮蔽，避免自然光線干擾，燈光的亮度是視訊會議室重要的基本要求，鏡頭會因為光源不足，讓與會者臉部暗沉、畫面不清晰，因此正確的燈具擺放位置與燈光照射方向，能讓與會者臉均勻受光和避免產生陰影，建議使用間接光源或利用平整的牆面反射柔和的光線，若光線還是不足時，再開啟輔助燈光，要注意避免光線直射與會者，造成眼睛不舒服。

會議室裝潢：

背景盡量採單一色系，以免造成畫面的凌亂感，建議淺色系如淺藍、淺灰、米色等，過暗的背景不易反射光線，畫面看起來較暗缺乏朝氣，會議室如有對外窗戶或大面積的鏡面設計，建議裝置較厚的遮光窗簾，避免自然光線干擾或光線的反射，視訊鏡頭盡量不要對準門口，避免人員進出影響開會氣氛或受到會議室外的光線干擾。

聲音品質：

會議室避免設在吵雜的環境，如大馬路旁或是廠房機器旁，若無可避免，會議室務必要做好隔音工程，如安裝地毯，可吸收腳步聲干擾，也可降低聲音從地板折射的噪音，麥克風避免正對喇叭，如嵌頂喇叭下方就不要安裝麥克風，避免產生迴音或麥克風哮叫，如果會議室聲音問題無法透過上述方法解決，則需要透過專業的聲音調教設備，來處理複雜的音訊問題。

總而言之，視訊會議室的建置是很專業的一門學問，以上只是建構一個視訊會議基本需要注意的事項的通則，實際上還是需根據不同會議室的現場環境條件來做調整，因此在尋找視訊會議的建置廠商時，除了考慮廠商提供給您的產品、價格、服務等因素外，整合的專業更為重要，惟有寶迅科技累積多年的專業經驗，才能協助您建構一間完善的視訊會議室。